Bună, eu sunt Mihaela și sunt pasionată de Excel: susțin cursuri Excel și ofer consultanță de design, implementare și externalizare soluții de raportare pentru afacerea ta.
De fapt, sunt pasionată de felul în care Excel-ul poate face treaba în locul meu, mai ales în zona prelucrărilor de date repetitive. Lucrul în câteva multinaționale de top m-a învățat repede că dacă îmi doresc să nu dorm la serviciu, trebuie să găsesc o cale de-a munci inteligent, pentru a-mi duce la bun sfârșit proiectele în timpul orelor de program.
Așa că am căutat mereu și soluții de eficientizare a muncii mele, astfel încât să-mi automatizez pe cât posibil rapoartele.
Visul meu este ca pentru orice raport, să am un buton mic, pe care să scrie eventual „Hai să ne apucăm totuși de treabă”, pe care să îl apăs și apoi să-mi savurez liniștită cafeaua. 10 minute mai târziu, raportul să fie gata: sursa de date încărcată, toate calculele refăcute, graficele și Dashboard-urile actualizate. Așa am reușit să ajung de la 90% timp de prelucrare date și 10% timp de analiză și interpretare informații relevante, la inversarea acestor procente. N-a fost ușor, dar am investit timp și muncă o singură dată, apoi m-am bucurat de rezultatele investiției mele și am câștigat și momente libere pentru mine, ca să pot învăța mai multe sau să-mi pot perfecționa cunoștințele și abilitățile pe care le aveam deja.
Sunt momente frumoase, în care obții pe loc satisfacția muncii tale și te bucuri de fiecare cărămidă pe care o așezi la temelia cunoștințelor tale.
Pentru că oriunde ai fi, oriunde ai pleca, ce știi să faci te însoțește mereu.
Am început să lucrez în Excel fără un bagaj de cunoștințe foarte solid, ceea ce a fost și bine, și rău, pentru că m-a făcut să îmi doresc să învăț mai multe, dar fără să știu exact… ce nu știu. Lucram deja în Access, folosind un Macro creat de mine special ca să facă de toate: îmi importa dintr-o locație fixă sursele brute de date (fișiere text, la acea vreme…), prelucra informațiile prin query-uri și îmi exporta fișiere Excel în altă locație prestabilită. Cumva, îmi văzusem visul cu ochii: chiar aveam un buton care făcea toate lucrurile astea, în fiecare lună (uneori de mai multe ori pe lună, pe măsură ce datele din sursele interne se mai actualizau cu corecții) dar și zilnic sau săptămânal, dacă era nevoie. Mă și saluta la început și la sfârșit!
Aveam în orice moment posibilitatea de a ști exact cifrele relevante la data respectivă, pentru ca toate aceste exporturi din Access în Excel erau salvate în diferite folder-e, ca sursă de date pentru diversele rapoarte necesare. Fie că vorbeam de vânzări, sau de venituri, sau de cheltuieli, sau de stocuri și solduri, toate informațiile erau disponibile după parcurgerea unui traseu riguros. Așa am început să lucrez mai mult în Excel și ulterior și în PowerPoint: toate aceste fișiere – sursă rezultate din Access urmau să fie sumarizate și prezentate în rapoarte distincte, atât la nivel agregat (anual, lunar, comparativ cu bugetele…) cât și separat pe fiecare unitate din subordine (și erau tare multe…). Mai mult, aceste unități erau și ele organizate în diferite structuri intermediare, așa că era nevoie și de niște sumarizări la nivelul acestora. Cum să fac ca să ofer rapoarte all-inclusive?
Așa s-a născut pasiunea pentru Excel, cu el venindu-mi în ajutor cu pivoții lui, cu funcții mai simple sau mai complicate, cu utilizarea de parametri, mapări și tot ce mai aduce el în ecuație ca să îmi simplifice prelucrările de date. Am plecat de la probleme concrete de rezolvat, cumva izolate la început, și am ajuns să gândesc fiecare raport ca un proces de ansamblu, unde fiecare rotiță trebuia nu numai să meargă bine, ci să și transmită perfect mișcarea următoarei rotițe. Pe parcurs mi-am dat seama că iubesc Excel-ul, pentru că ajunsese să muncească în locul meu în cazul rapoartelor recurente, dar să mă și ajute cu idei atunci când trebuia sa lucrez la design-ul unui raport nou. Reușisem împreună să pot genera principalele rapoarte (de câteva zeci de pagini) cu ajutorul câtorva parametri bine ascunși pe prima pagină, și utilizați de toate formulele și funcțiile din fișierul respectiv.
Cum să nu-l iubești pentru asta?!
Am lucrat cu diferite instrumente de raportare de-a lungul carierei mele, inclusiv cu aplicații de Business Intelligence și pe diferite proiecte, cu colegi din toată lumea. Ce am învățat despre ele este că niciodată nu poți spune că știi totul despre oricare dintre ele. Încă mai descopăr lucruri minunate la Excel, încă mă surprinde versatilitatea și flexibilitatea lui. Varianta pe care o am eu și cu care lucrez, Office 365, este în permanență actualizată cu noi funcționalități sau cu simplificări ale unor instrumente, tocmai ca să-ți ușureze și mai mult viața la birou, deși folosesc Excel-ul și în timpul meu liber, organizându-mi bugetul lunar sau evidența cheltuielilor.
Pasul următor ar fi reprezentat de aprofundarea cât mai multor instrumente de Business Intelligence (mă interesează în special Power BI și Tableau, pe lângă cel cu care lucrez oricum la serviciul actual) și de asemenea interdependențele dintre diversele instrumente de reporting și automatizare: Power Automate, Power Apps, și lista va continua cu siguranță. Nu voi uita nici de Access, aplicația mea de suflet, care mi-a deschis gustul pentru lucrul cu baze de date foarte mari.
Pe măsură ce expertiza mea se va îmbogăți, voi fi în măsură să ofer și cursuri pe fiecare dintre aceste subiecte!
